Anonymiser un e-mail (.msg, .eml) avant de le confier à une IA

Ce que contient vraiment un e-mail

À l'écran, un e-mail se résume à quelques lignes. Le fichier, lui, transporte bien davantage.

Les en-têtes techniques n'apparaissent pas à l'écran, mais ils sont dans le fichier .eml ou .msg : ils retracent le chemin du message, de serveur en serveur, et révèlent les domaines de messagerie des deux côtés. Joindre le fichier brut à une IA, c'est lui transmettre tout cela.

Le fil de réponses : là où se cachent les noms

Une réponse à un e-mail reprend, en dessous, le message précédent, qui reprend le précédent, et ainsi de suite. Chacun porte ses propres lignes De, À, Envoyé et Objet, et souvent une signature complète. Sur un échange de dix messages, une personne citée une fois dans le premier peut réapparaître sous trois orthographes différentes : « M. Martin », « Jean », « JM ».

Deux réflexes : coupez ce qui ne sert pas à la tâche (pour rédiger une réponse, les deux derniers messages suffisent souvent), et relisez le reste ligne par ligne. Les initiales, prénoms seuls et surnoms échappent facilement à une détection automatique.

Les pièces jointes, à traiter à part

Un fichier .msg ou .eml contient les pièces jointes elles-mêmes, pas un simple lien. Envoyer le fichier, c'est envoyer le contrat, le RIB ou la pièce d'identité attachés. Enregistrez les pièces utiles séparément, anonymisez-les comme des documents (voir anonymiser un PDF, un Word, un fichier Excel ou un scan), et ne gardez que celles qui servent à la tâche.

Enregistrer un e-mail en .msg ou .eml

Pour traiter un e-mail comme un document, il faut d'abord l'enregistrer en fichier. Les menus varient selon la version :

• Outlook classique (Windows) : ouvrez le message d'un double-clic, puis Fichier > Enregistrer sous ; choisissez un dossier, un nom et le type de fichier (message Outlook, .msg).
• Nouvel Outlook (Windows) : sélectionnez le message, puis Autres actions (les trois points) > Enregistrer sous, ou clic droit sur le message > Enregistrer sous.
• Outlook sur le web : ouvrez le message, Autres actions > Télécharger ; le fichier arrive dans le dossier Téléchargements.
• Mail sur Mac : sélectionnez le message, puis Fichier > Enregistrer sous et choisissez le format Source du message brut : vous obtenez un .eml. Glisser le message sur le bureau donne aussi un .eml.

Gardez ces fichiers dans le dossier de l'affaire, sur l'ordinateur, et non dans un espace partagé en ligne.

La méthode manuelle

Pour un message court, isolé, la méthode manuelle suffit :

1. Copiez seulement le texte utile dans un éditeur de texte brut (Bloc-notes, TextEdit en mode texte) : les images, les pièces jointes et les en-têtes techniques restent derrière.
2. Supprimez la signature, la mention de confidentialité et les messages cités inutiles.
3. Remplacez chaque personne, organisation, adresse, téléphone, e-mail et référence de dossier par une étiquette stable : [PERSONNE_1], [ORGANISATION_1]. Gardez la correspondance sur l'ordinateur, dans un autre fichier.
4. Relisez en cherchant les noms d'origine, prénoms, initiales et surnoms compris.

La méthode détaillée, avec la consigne à donner à l'IA, est dans notre guide pour pseudonymiser un document et remettre les vrais noms dans la réponse. Elle devient fastidieuse quand il faut traiter tout un échange, ou les e-mails d'un dossier avec ses pièces.

La méthode avec AnonymFiles

1. Déposez le dossier, e-mails .msg (Outlook) et .eml compris, avec les pièces enregistrées à part.
2. Une copie en texte par e-mail. L'objet, l'expéditeur, les destinataires (À, Cc, Cci), la date et le corps du message sont repris dans une copie Markdown ; un message en HTML est converti en texte. Les pièces jointes ne sont jamais copiées : seul leur nombre est indiqué. Les images et les en-têtes techniques ne sont pas repris.
3. Détection. Noms, organisations, adresses, e-mails, téléphones au format français, IBAN de neuf pays européens, dates privées et numéros d'identifiant sont remplacés par des étiquettes stables, dans les en-têtes comme dans le corps et le fil cité. Une même personne garde la même étiquette dans l'e-mail, ses réponses et les autres pièces du dossier.
4. Relecture. Chaque copie s'affiche à côté de l'original ; un clic masque ce que la détection n'a pas pris (une initiale, un surnom, une référence). Rien n'est exporté sans validation.
5. Export et retour. La copie part vers l'IA, la table de correspondance reste sur l'ordinateur. L'application remet ensuite les vrais noms dans la réponse de l'IA.

Limites à connaître : chaque e-mail est limité à 50 Mio, pièces jointes comprises ; un e-mail illisible ou presque vide est exclu et signalé. L'application fonctionne sans compte et sans télémétrie ; la licence est vérifiée sur l'ordinateur, sans appel réseau. Sur Mac, les modèles de détection sont inclus : aucune connexion. Sur Windows, ils sont téléchargés une seule fois, au premier traitement, sans aucun texte de document (voir la page sécurité). Prix : 290 € HT par an et par poste pour un ou deux postes, 240 € HT dès trois postes, sur devis au-delà de vingt.