Anonymiser un fichier Excel (ou CSV) avant de le confier à une IA ou de l'envoyer

Ce que cache un classeur Excel

Un fichier .xlsx est une archive qui contient bien plus que les cellules affichées à l'écran. Avant de l'envoyer, ou de le confier à ChatGPT, Claude ou Copilot, faites l'inventaire de ce qu'il transporte.

La colonne de droite reprend la page d'aide de Microsoft sur l'Inspecteur de document : ce qu'il ne supprime pas, il le signale, parce que le retirer pourrait casser le classeur. Ces éléments-là se traitent à la main.

Trois pièges fréquents

• Masquer n'est pas supprimer. Une colonne masquée, un filtre actif ou une police blanche sur fond blanc laissent la donnée dans le fichier. Il suffit d'afficher les colonnes, de retirer le filtre, ou de copier la plage ailleurs. Une IA qui lit le fichier lit tout, y compris ce que vous ne voyez pas.
• Les formules gardent leurs références. Une formule peut pointer vers un autre classeur (son nom et son chemin apparaissent alors dans le fichier) ou vers une feuille masquée qui contient les vraies données. Remplacer un nom dans une cellule ne change rien si une formule le recalcule depuis une autre feuille.
• Le tableau croisé garde sa source. Un tableau croisé dynamique conserve une copie de ses données sources dans le fichier. Supprimer la feuille de détail et n'envoyer que la synthèse ne suffit pas toujours : en double-cliquant sur un total, on peut retrouver les lignes qui le composent.

La méthode manuelle dans Excel

Pour un classeur court, cinq étapes suffisent. Travaillez toujours sur une copie : l'Inspecteur de document prévient que certaines suppressions ne peuvent pas être annulées.

1. Repartez de valeurs. Le plus sûr est souvent de créer un classeur neuf et d'y coller uniquement les plages utiles, avec Collage spécial > Valeurs. Les formules, les liens vers d'autres classeurs, les noms définis et les objets restent dans l'original.
2. Affichez tout avant de trier. Affichez les lignes, colonnes et feuilles masquées, retirez les filtres : décidez en connaissance de cause de ce qui part et de ce qui est supprimé.
3. Remplacez les identifiants. Remplacez chaque nom de client, de salarié ou de fournisseur par un code (Client_01, Salarié_02) avec Rechercher et remplacer, en gardant la table de correspondance dans un autre fichier, qui ne part jamais. Supprimez les colonnes inutiles à la tâche : adresses, téléphones, e-mails, IBAN, numéros de sécurité sociale.
4. Lancez l'Inspecteur de document. Sous Windows : Fichier > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Inspecter le document, puis Inspecter et Supprimer tout pour chaque catégorie. Traitez ensuite à la main ce qu'il signale sans le supprimer : liens externes (Données > Modifier les liens), objets incorporés, noms masqués, cache des tableaux croisés.
5. Vérifiez. Rouvrez la copie, cherchez (Ctrl+F, « Rechercher dans : Classeur ») trois ou quatre noms du dossier d'origine, et regardez Fichier > Informations pour les propriétés restantes.

Sur Mac, la page d'aide de Microsoft décrit l'Inspecteur de document pour Windows ; selon votre version d'Excel, il peut ne pas être proposé. Les étapes 1, 2, 3 et 5 s'appliquent de la même façon. Pour les autres formats, voir anonymiser un document Word et supprimer les métadonnées d'un PDF.

Des formules pour remplacer et masquer

Sur quelques centaines de lignes, Rechercher et remplacer devient vite fastidieux. Quatre formules font le même travail de façon reproductible. Elles sont écrites pour Excel en français, avec le séparateur « ; » ; UNIQUE, RECHERCHEX et LET demandent Excel pour Microsoft 365 ou Excel 2021 et versions ultérieures. Dans l'exemple, la feuille « Clients » porte les noms en colonne A et les IBAN en colonne C.

1. Construire la table de correspondance. Dans une nouvelle feuille « Table », en A2 : =UNIQUE(Clients!A2:A500) liste chaque nom une seule fois. En B2, recopié vers le bas : ="CLIENT_"&TEXTE(LIGNE()-1;"000") donne CLIENT_001, CLIENT_002, etc.
2. Remplacer les noms par leur code. Dans la feuille Clients, en B2 : =RECHERCHEX(A2;Table!$A$2:$A$500;Table!$B$2:$B$500). Le même client reçoit le même code sur toutes les lignes.
3. Masquer un IBAN en partie. En D2 : =LET(i;SUBSTITUE(C2;" ";"");GAUCHE(i;4)&REPT("*";NBCAR(i)-8)&DROITE(i;4)) ne garde que les quatre premiers et les quatre derniers caractères. Pour une IA, supprimer la colonne reste souvent le plus simple : elle n'a presque jamais besoin d'un IBAN.
4. Retrouver les vrais noms dans la réponse. Si l'IA renvoie un tableau avec les codes en colonne A : =RECHERCHEX(A2;Table!$B$2:$B$500;Table!$A$2:$A$500), sur votre ordinateur.

Avant de transmettre, figez le résultat : copiez les colonnes de codes, puis Collage spécial > Valeurs, et supprimez la colonne des vrais noms. Placez la feuille Table dans un fichier à part, qui reste au cabinet : tant que les formules existent, les noms restent dans le classeur. Figez aussi la table elle-même en valeurs une fois créée, car UNIQUE la recalcule si les données changent, et les codes avec elle. Remplacer des noms par des codes est une pseudonymisation, pas une anonymisation (voir la différence selon le RGPD).

Le cas du fichier CSV

Un CSV est un fichier texte : une ligne par enregistrement, des valeurs séparées par des virgules, des points-virgules ou des tabulations. Il ne contient ni formules, ni commentaires, ni propriétés, ni feuilles masquées. Enregistrer une feuille en CSV est donc une façon simple de se débarrasser de tout ce qu'un classeur cache.

Mais il ne retire rien des valeurs : un export CSV de clients ou de salariés contient tous les noms, toutes les adresses, tous les montants, en clair. Il s'anonymise comme le reste, colonne par colonne. Attention aussi : un CSV ne garde qu'une feuille, celle qui est active au moment de l'enregistrement.

Cas typiques : FEC, paie, listes clients, grand livre

Pour les experts-comptables, la notice du Conseil national de l'Ordre « Comment utiliser ChatGPT ? » demande de ne charger ni FEC, ni DSN, ni mails clients non anonymisés dans des outils que le cabinet ne maîtrise pas. Le cadre est détaillé dans ChatGPT et expert-comptable. Le principe vaut pour tous : l'IA n'a besoin que de ce qui sert à la tâche. Pour construire une formule, analyser une structure de tableau ou repérer des anomalies de saisie, dix lignes fictives ou pseudonymisées suffisent presque toujours.

Et le FEC ?

Le fichier des écritures comptables a un format imposé : un fichier à plat ou un fichier XML, selon les spécifications publiées par l'administration fiscale. Un FEC à plat est un fichier texte dont les champs sont le plus souvent séparés par une tabulation ou une barre verticale « | ». Les noms des tiers se trouvent surtout dans les libellés des comptes auxiliaires et des écritures.

Pour anonymiser un FEC entier en gardant son format, des outils gratuits sont faits pour lui :

• Anonymisation FEC, du cabinet Fabrice Heuvrard (anonymiser-fec.com) : le fichier est lu et transformé dans le navigateur, sans envoi sur internet, au choix en pseudonymisation, avec une table de correspondance à garder en local, ou en anonymisation irréversible.
• L'anonymiseur de FEC de Streamline (streamline-b2b.fr) : il retire les noms des clients, fournisseurs et salariés sans toucher aux chiffres, dans le navigateur, sans compte, pour un à cinq exercices, avec une table de réconciliation.

Dans les deux cas, l'éditeur rappelle que vous restez responsable du résultat : contrôlez le fichier traité avant de le transmettre.

AnonymFiles n'est pas un outil dédié au FEC. Un FEC enregistré en .txt est lu comme un texte brut, ligne par ligne, et non comme un tableau. Renommé en .csv, il est lu comme un tableau si ses champs sont séparés par des tabulations, mais pas avec la barre verticale, que l'application ne reconnaît pas comme séparateur. Un FEC au format XML n'est pas lu. La copie produite est un texte, pas un FEC réimportable dans un logiciel comptable, et chaque fichier est limité à 10 Mio, ce qu'un FEC d'exercice complet peut dépasser. AnonymFiles est utile quand le FEC n'est qu'une pièce parmi d'autres : un extrait de quelques lignes, traité avec les courriers et les contrats du dossier, sous les mêmes étiquettes.

La méthode avec AnonymFiles

La méthode manuelle convient à un classeur isolé. Quand le tableur fait partie d'un dossier (courriers, contrats, e-mails, scans), AnonymFiles traite tout ensemble, sur l'ordinateur :

1. Déposez le dossier. Les .xlsx et .csv sont lus avec les autres pièces. Pour un CSV, le séparateur (virgule, point-virgule ou tabulation) est reconnu automatiquement.
2. Une copie en texte, une table par feuille. Chaque feuille du classeur devient une table en Markdown. Seules les valeurs des cellules sont reprises, sans les formules : aucun lien vers un autre classeur ne part. Images, graphiques et objets incorporés ne sont jamais copiés. Toutes les feuilles sont lues, masquées comprises : ce qui était caché devient visible à la relecture, au lieu de partir à votre insu.
3. Détection. Noms de personnes, organisations, adresses, e-mails, téléphones au format français, IBAN de neuf pays européens, dates privées et numéros d'identifiant sont remplacés par des étiquettes stables, comme [PERSONNE_1]. Le même client garde la même étiquette dans le tableur, les courriers et les e-mails du dossier.
4. Relecture. La copie s'affiche à côté de l'original. Un clic masque ce que la détection n'a pas pris (un montant, un matricule, un libellé). Rien n'est exporté sans validation.
5. Export et retour. La copie part vers l'IA ; la table de correspondance reste sur l'ordinateur et ne figure jamais dans l'export. L'application remet ensuite les vrais noms dans la réponse de l'IA.

Limites à connaître : la copie d'un tableur est un texte, pas un classeur Excel recalculable, et chaque tableur est limité à 10 Mio. Les anciens fichiers .xls (Excel 97-2003) sont lus eux aussi, de la même façon. L'application fonctionne sans compte et sans télémétrie ; la licence est vérifiée sur l'ordinateur, sans appel réseau. Sur Mac, les modèles de détection sont inclus : aucune connexion. Sur Windows, ils sont téléchargés une seule fois, au premier traitement, sans aucun texte de document (voir la page sécurité). Prix : 290 € HT par an et par poste pour un ou deux postes, 240 € HT dès trois postes, sur devis au-delà de vingt.