Anonymiser ou caviarder un document Word sans le mettre en ligne

Ce qu'un fichier Word contient en plus du texte visible

Un fichier .docx n'est pas un simple texte, mais un paquet .zip de plusieurs composants. Commentaires, en-têtes, pieds de page, notes : « Chacun de ces composants supplémentaires est contenu dans le package .zip du document de traitement de texte », précise la documentation technique de Microsoft. Voici ce que le fichier peut transporter :

• Les propriétés : auteur, responsable, société, titre, mots clés. Word enregistre aussi de lui-même « le nom de la personne ayant enregistré un document le plus récemment » et la date de création.
• Les commentaires : leur texte, et le nom de leurs auteurs. Avec les marques de révision, ces traces « peuvent permettre à d'autres personnes de voir les noms des personnes qui ont travaillé sur votre document », prévient Microsoft.
• Le suivi des modifications : une suppression suivie reste dans le fichier, barrée, tant qu'elle n'est pas acceptée. Désactiver le suivi n'y change rien : « Word cesse de marquer les modifications, mais les traits de soulignement colorés et les barrés sont toujours dans le document ».
• Les en-têtes, pieds de page et filigranes : nom du cabinet, référence du dossier. Un champ peut aussi y afficher automatiquement l'auteur, le nom du fichier ou son chemin d'accès.
• Le texte masqué : un effet de police qui cache un passage à l'écran sans le retirer du fichier.
• Les objets incorporés : une feuille Excel ou un document inséré comme objet. Pour Excel et PowerPoint, Microsoft précise que ces objets « peuvent avoir des données qui ne sont pas visibles ».
• Les images rognées : « Les parties rognées de l'image ne sont pas supprimées du fichier et peuvent potentiellement être vues par d'autres personnes ».
• Le nom du fichier : « Bail Durand – version relue.docx » part avec la pièce jointe.

Tout ce qui suit se fait dans Word, sur votre ordinateur : un service en ligne recevrait le fichier entier, avec tout ce qui précède. Même logique que pour anonymiser un PDF en local plutôt qu'en ligne.

Sous Windows : l'Inspecteur de document

Word pour Windows intègre un outil pour cette couche cachée : l'Inspecteur de document. D'après Microsoft, il trouve et supprime commentaires, révisions, propriétés, en-têtes et pieds de page, filigranes, texte masqué, données XML personnalisées et contenu invisible. Lancez-le en dernier, une fois les noms remplacés.

1. Enregistrez une copie (Fichier › Enregistrer sous) et travaillez sur elle. Microsoft le recommande vivement, car « il n'est pas toujours possible de restaurer les données supprimées par l'Inspecteur de document ».
2. Acceptez ou rejetez vous-même les modifications suivies (onglet Révision : Accepter toutes les modifications ou Rejeter toutes les modifications) : vous choisissez ainsi la version qui part.
3. Ouvrez Fichier › Informations › Vérifier la présence de problèmes › Inspecter le document. L'aide de Microsoft nomme aussi ce bouton « Vérifier les problèmes ».
4. Cochez les catégories à contrôler, puis cliquez sur Inspecter.
5. En regard de chaque catégorie à nettoyer, cliquez sur Supprimer tout.
6. Cliquez sur Réinspecter : plus rien ne doit remonter. Enregistrez.

Ce que l'Inspecteur ne fait pas

• Il ne touche pas au texte visible. Les noms écrits dans le corps du document restent en place.
• Il ne voit pas tout ce qui est caché. Microsoft le précise : « Cet inspecteur ne peut pas détecter le texte masqué par d'autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc). » Il ne détecte pas non plus « les objets recouverts par d'autres objets ».
• La liste publiée par Microsoft pour Word ne cite ni les objets incorporés ni les zones rognées des images. Vérifiez-les à la main. Pour les images : Format de l'image › Compresser les images, case Supprimer les zones de rognage des images.
• Il supprime tout le contenu des en-têtes et pieds de page, pas seulement les noms. Si la mise en page doit rester, nettoyez-les à la main.

Sur Mac : pas d'Inspecteur, un nettoyage à la main

Sur Mac, l'aide de Microsoft est claire : « Word pour Mac n'a pas d'inspecteur de document. » Elle propose seulement de modifier les propriétés à la main. Le reste se nettoie élément par élément, sur une copie (Fichier › Enregistrer sous) :

1. Modifications suivies : onglet Révision, Accepter toutes les modifications (ou Rejeter toutes les modifications). Les masquer ne suffit pas : « Le choix de l'affichage Aucun balisage masque uniquement temporairement les modifications », précise Microsoft.
2. Commentaires : onglet Révision, flèche à côté de Supprimer, puis Supprimer tous les commentaires du document.
3. Propriétés : menu Fichier › Propriétés. Dans l'onglet Résumé, videz les champs qui nomment une personne ou une organisation. Dans l'onglet Personnalisé, sélectionnez chaque propriété inutile, puis Supprimer.
4. Images rognées : sélectionnez l'image, onglet Format de l'image, Compresser les images, puis cochez Supprimer les zones de rognage des images. Microsoft prévient que cette suppression « ne peut pas être annulée ».
5. En-têtes et pieds de page : relisez-les sur toutes les pages.

Reste ce qui ne se voit pas, comme le texte masqué : c'est la limite de la méthode manuelle. Pour un document sensible, passez la copie dans l'Inspecteur d'un poste Windows avant l'envoi.

Remplacer les noms sans se faire piéger

Pour le texte visible, l'outil reste Rechercher et remplacer : Accueil › Modification › Remplacer sous Windows ; sur Mac, la loupe de la zone de recherche, puis Rechercher et remplacer. Remplacez chaque personne par une étiquette stable, « [PERSONNE_1] », « [PERSONNE_2] », plutôt que par des X : le texte reste compréhensible. Microsoft conseille de cliquer sur Remplacer plutôt que sur Remplacer tout, pour « examiner chaque élément avant de le remplacer ». Les pièges à connaître :

• Les variantes d'un nom : « M. Durand », « Durand », le prénom seul, les initiales (« J.-M. D. »), une faute de frappe, une capitale sans accent (« HELENE » pour « Hélène »). Chaque graphie se cherche à part.
• La casse : si l'option qui distingue majuscules et minuscules est activée, « DURAND », en tête d'un contrat, échappe à une recherche sur « Durand ».
• Les noms qui sont aussi des mots : Petit, Blanc, Marchand… Limitez la recherche aux mots entiers et validez les remplacements un par un.
• Les zones hors du corps du texte : en-têtes, pieds de page, notes, zones de texte et commentaires sont des régions distinctes du document. Après le remplacement, relancez une recherche sur chaque nom et relisez ces zones une à une.
• Ce qui n'est pas du texte : un nom dans une image, une signature scannée ou un logo ne se cherche pas. Supprimez ou remplacez l'image.
• Le suivi des modifications : s'il est activé, chaque remplacement devient une modification suivie, et l'ancien nom reste dans le fichier, barré. Désactivez-le avant de commencer.

Caviarder un document Word : supprimer, jamais recouvrir

Caviarder, c'est retirer un passage, pas le cacher. Nous n'avons pas trouvé d'outil de caviardage dans l'aide en ligne de Word : l'Inspecteur traite des données cachées, pas des passages du texte visible. Il reste deux façons propres de faire.

1. Supprimer ou remplacer le passage dans Word. Désactivez d'abord le suivi des modifications. Supprimez le passage, ou remplacez-le par une étiquette ou une mention comme « [caviardé] », puis nettoyez le fichier comme décrit plus haut. Le passage n'existe plus dans le document. C'est la méthode adaptée quand le texte part vers une IA : voir comment anonymiser un document avant de l'envoyer à ChatGPT ou à une autre IA.

2. Exporter en PDF, puis caviarder le PDF. Utile quand la mise en page doit rester. Sous Windows : Fichier › Enregistrer une copie, format PDF, puis Autres options › Options ; choisissez Document plutôt que Document avec marques, et décochez Propriétés du document. Sur Mac : Fichier › Enregistrer sous, format de fichier PDF, puis Exporter. L'export ne retire aucun mot du texte visible, et un PDF n'est pas figé : « De nombreux programmes, notamment Microsoft Word, permettent d'ouvrir et de modifier des fichiers PDF. » Il faut donc ensuite caviarder le PDF avec un vrai outil de caviardage (sur Mac, voir caviarder un PDF sur Mac), puis supprimer les métadonnées du PDF. Ce cas se présente par exemple avec les pièces d'un dossier d'avocat ou les projets d'actes d'un office notarial.

Vérifier le fichier avant de l'envoyer

Quelle que soit la méthode, contrôlez la copie finale, pas le brouillon :

1. Recherchez chaque nom, chaque variante, chaque numéro sensible : aucun résultat ne doit sortir.
2. Ouvrez l'onglet Révision : plus aucune modification suivie, plus aucun commentaire. Les modifications et commentaires « qui n'ont pas été acceptés, rejetés ou supprimés restent dans le document », rappelle Microsoft.
3. Contrôlez les propriétés : sous Windows, Fichier › Informations, puis Afficher toutes les propriétés ; sur Mac, Fichier › Propriétés.
4. Pour un PDF, sélectionnez une zone caviardée, copiez-la et collez-la dans un éditeur de texte : rien ne doit apparaître.
5. Donnez au fichier un nom neutre.

Un dossier entier de fichiers Word avec AnonymFiles

La méthode manuelle tient pour un fichier. Pour un dossier complet, comme les dossiers clients d'un cabinet d'expertise comptable, elle devient longue et le risque d'oubli grandit. AnonymFiles est une application de bureau, bientôt disponible pour Mac (puce Apple) et Windows, qui traite tout un dossier sur votre ordinateur. Elle lit les PDF texte, les fichiers Word .docx, .txt et .md. Elle ne lit pas les scans (lecture des scans en préparation) ni les fichiers Excel.

Un point à connaître pour les Word : la copie produite est un fichier texte (Markdown), pas un .docx reconstruit. Le corps du texte, les en-têtes, les pieds de page et les notes sont traités. Les commentaires et le suivi des modifications ne sont pas repris, les images sont retirées et la mise en page n'est pas conservée. Le résultat est un contenu prêt pour une IA ; pour renvoyer un Word mis en page, la méthode manuelle reste la bonne.

L'application détecte automatiquement les noms de personnes, organisations, adresses, e-mails, téléphones (format français), IBAN (neuf pays européens), dates privées et numéros d'identifiant. Elle les remplace par des étiquettes stables, [PERSONNE_1], [ORGANISATION_1]… : une même personne garde la même étiquette dans toutes les pièces du dossier. Les montants et autres passages se masquent à la main, d'un clic, à la relecture. Aucune détection n'est parfaite : chaque pièce est relue côte à côte avec son original, et rien n'est exporté sans validation.

À l'export, le contenu masqué est réellement supprimé ; métadonnées, annotations, formulaires et liens sont retirés ; les fichiers reçoivent des noms neutres, avec un index des pièces exportées et exclues. La table de correspondance reste sur l'ordinateur, jamais dans l'export. L'application fournit ensuite une consigne à coller dans l'IA pour qu'elle garde les étiquettes intactes. Vous réinjectez enfin les vrais noms dans la réponse texte de l'IA, sur l'ordinateur (pas encore dans un Word ou un PDF).

Sans compte, sans télémétrie, sans vérification de licence. Sur Mac, les modèles sont inclus : aucune connexion. Sur Windows, ils sont téléchargés une seule fois, au premier traitement, sans texte de document.