Demande CADA : comment occulter les mentions protégées avant de répondre

Qui doit répondre à une demande CADA, et dans quel délai ?

Le livre III du CRPA ouvre à toute personne un droit d'accès aux documents administratifs, « sans distinction de nationalité ni justification d'un intérêt à agir », rappelle la CADA. Il vise les documents produits ou reçus pour leur mission de service public par l'État, les collectivités territoriales et les autres organismes chargés d'une telle mission (art. L. 300-2) : commune, département, intercommunalité, CCAS, établissement public. La demande va à l'administration qui détient le document ; la CADA n'intervient qu'en cas de refus.

Le délai est court : un mois à compter de la réception de la demande par l'administration compétente (art. R. 311-13). Si rien n'est répondu dans ce délai, le silence vaut décision de refus (art. R.* 311-12). Un refus exprès, total ou partiel, prend la forme d'une décision écrite motivée qui indique les voies et délais de recours (art. L. 311-14). Pour un dossier médical, les délais sont propres : huit jours, ou deux mois pour des informations de plus de cinq ans, selon la CADA.

Pour tenir ce délai, mieux vaut savoir qui répond. Les communes et intercommunalités de 10 000 habitants ou plus, les départements, les régions et les établissements publics d'au moins 200 agents désignent une personne responsable de l'accès aux documents administratifs, la PRADA (art. R. 330-2). Le guide de la CADA pour les PRADA recommande des procédures internes : qui recherche le document, qui décide des occultations, qui signe.

Seule échappatoire, étroite : les demandes abusives, « en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique » (art. L. 311-2), que la CADA définit comme celles qui visent manifestement à perturber le service public.

Quelles mentions faut-il occulter ?

L'article L. 311-6 du CRPA réserve à l'intéressé trois catégories de documents, ou de passages :

• Les secrets protégés : ce dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical ou au secret des affaires, lequel comprend le secret des procédés, des informations économiques et financières et des stratégies commerciales ou industrielles.
• Les appréciations : ce qui porte « une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ».
• Les comportements : ce qui fait apparaître le comportement d'une personne, dès lors que sa divulgation pourrait lui porter préjudice.

L'article L. 311-5 ajoute des mentions non communicables à quiconque (défense nationale, sécurité publique et des personnes, procédures juridictionnelles en cours, recherche des infractions, autres secrets protégés par la loi) : elles s'occultent aussi.

Deux réflexes évitent l'excès inverse. D'abord, une mention réservée à l'intéressé lui est communiquée : si le demandeur est la personne dont parle le document, on ne lui cache pas ce qui le concerne. Ensuite, le nom ne suffit pas à rendre un document secret. Le guide pratique de la CADA et de la CNIL le dit nettement : le nom et le prénom d'une personne « ne font pas, par eux-mêmes, partie des éléments protégés » au titre de la vie privée. Ce qui se protège, ce sont les informations qui l'entourent.

Le même guide range dans la vie privée la date de naissance et l'âge, les coordonnées personnelles (« y compris pour les agents publics »), la situation patrimoniale, les revenus, les comptes bancaires, la qualité de travailleur handicapé, les horaires de travail, les opinions politiques et les croyances religieuses. Pour les cas les plus fréquents en collectivité :

Ce sont des repères, pas un barème : la CADA apprécie chaque document, et sa base d'avis sur cada.fr permet de retrouver des cas proches du vôtre. Pour la notion de ré-identification par recoupement, qui compte surtout lors d'une publication, voir le risque de ré-identification.

Occulter ou refuser : quand le document entier peut-il être refusé ?

Le principe est la communication partielle. L'article L. 311-7 du CRPA est sans ambiguïté : lorsque le document comporte des mentions non communicables qu'il est possible d'occulter ou de disjoindre, « le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions ». Occulter, c'est masquer le passage dans le document ; disjoindre, c'est retirer une partie séparable, une annexe ou une page.

Le refus du document entier reste l'exception. Dans un avis n° 202305139 du 21 septembre 2023, la CADA rappelle, en citant le Conseil d'État (25 mai 1990 ; 4 janvier 1995, n° 117750 ; 26 mai 2014, n° 342339), que l'administration ne peut refuser un document dans son entier que si l'occultation partielle le priverait d'intelligibilité, de sens ou de tout intérêt. Le guide des PRADA le formule ainsi : quand les passages protégés sont trop nombreux pour que le document garde un intérêt, il n'est pas communicable.

Deux précisions : le droit d'accès ne vaut que pour des documents achevés, pas pour les documents préparatoires à une décision en cours d'élaboration (art. L. 311-2) ; et la commission ne procède pas elle-même à l'occultation, rappelle le guide des PRADA. C'est à vous de la faire, correctement.

Sous quelle forme communiquer le document ?

Le choix appartient au demandeur, « dans la limite des possibilités techniques de l'administration » (art. L. 311-9) :

Pour les frais, l'article R. 311-11 exclut les charges de personnel liées au temps de recherche, de reproduction et d'envoi, et prévoit que le demandeur est avisé du montant total à l'avance, dont le paiement préalable peut être exigé. Le plafond de 0,18 € par page A4 en noir et blanc est fixé par l'arrêté du 1er octobre 2001, toujours en vigueur. Seuls le support, la reproduction et l'envoi se paient, jamais le temps des agents.

La réponse elle-même peut rester simple. Le guide des PRADA propose une formule type pour la communication partielle : le document est joint, et l'administration précise que, conformément aux articles L. 311-5 et L. 311-6, « ce document a été occulté des mentions couvertes par le secret » concerné (vie privée, secret des affaires, secret médical). Indiquer le motif évite des saisines par incompréhension.

Que se passe-t-il en cas de refus ou de silence ?

Le demandeur qui essuie un refus, exprès ou implicite, peut saisir la CADA. Cette saisine est obligatoire avant tout recours devant le juge administratif : « La saisine pour avis de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux » (art. L. 342-1). Le calendrier, de bout en bout :

Une saisine formée avant l'expiration du mois laissé à l'administration est irrecevable, précise la CADA. Côté administration, l'avis est l'occasion de corriger une occultation trop large plutôt que d'attendre le tribunal.

Publier en ligne : pourquoi l'occultation ne suffit plus ?

C'est le point le plus souvent oublié. Depuis la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016, les administrations publient en ligne, lorsqu'ils sont disponibles sous forme électronique, « les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au présent titre », ainsi que leurs versions mises à jour (art. L. 312-1-1, 1°). L'obligation ne s'applique pas aux collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants ni aux personnes morales de moins de 50 agents ou salariés en équivalent temps plein (art. D. 312-1-1-1). Un document communiqué sur demande a donc vocation, dans les autres cas, à être mis en ligne.

Or la publication obéit à une règle plus stricte que la communication. L'article L. 312-1-2 impose deux traitements distincts :

• les mentions couvertes par les articles L. 311-5 et L. 311-6 sont occultées, comme pour une communication ;
• les données à caractère personnel, sauf disposition législative contraire ou accord des personnes, ne peuvent être rendues publiques qu'après un traitement « permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes ».

Un décret liste les catégories publiables sans ce traitement (art. D. 312-1-3). Hors de cette liste, le nom d'un agent laissé lisible dans la copie du demandeur doit en principe disparaître de la version publiée, avec ce qui permettrait de retrouver la personne : une fonction unique, l'adresse d'un chantier, la date d'un incident. Prévoyez alors deux copies : l'une occultée pour le demandeur, l'autre anonymisée pour la publication. La différence entre ces deux niveaux est détaillée dans pseudonymisation ou caviardage : que choisir et anonymisation ou pseudonymisation selon le RGPD.

Pourquoi un rectangle noir n'est-il pas une occultation ?

Parce qu'il cache le texte à l'écran sans le retirer du fichier : un copier-coller ou une recherche le fait réapparaître. Les variantes du piège :

• Le surlignage noir dans Word, ou une forme posée sur le texte : le texte est intact, il suffit de changer la couleur.
• Le Word « nettoyé » à la main : les commentaires, le suivi des modifications, le texte masqué et les propriétés du document (auteur, société) restent dans le fichier.
• Le scan noirci : si le PDF a été reconnu par OCR, une couche de texte invisible porte encore les mots sous l'image.

Le test est simple : ouvrez la copie, cherchez un nom occulté avec Ctrl+F (⌘F sur Mac), puis sélectionnez tout le texte et collez-le dans un éditeur. Si le nom apparaît, l'occultation est ratée. Le détail et d'autres vérifications : rectangle noir sur un PDF : pourquoi le texte reste lisible, vérifier qu'un PDF est bien anonymisé et supprimer les métadonnées d'un PDF.

Comment traiter une demande CADA avec AnonymFiles ?

AnonymFiles est un anonymiseur local : il détecte et caviarde les données personnelles d'un dossier entier sur l'ordinateur, sans rien envoyer en ligne. Pour une demande CADA, la méthode tient en six étapes.

1. Rassemblez les pièces. Glissez le dossier : PDF texte ou scannés (OCR local), Word, e-mails .eml ou .msg avec leurs pièces jointes, tableurs.
2. Laissez la détection faire le gros du travail. Noms, organisations, adresses, e-mails, téléphones, IBAN et identifiants (carte d'identité, passeport, immatriculation…) sont repérés et remplacés par des étiquettes. Une même personne garde la même étiquette dans toutes les pièces, « Mme Vasseur » comme « Claire Vasseur ».
3. Ajustez selon le CRPA. Le nom d'un agent qui signe en sa qualité reste communicable : d'un clic, « Ne jamais masquer » le laisse lisible dans la pièce ou dans tout le dossier. À l'inverse, sélectionnez dans l'original les passages que la détection ne peut pas qualifier : une appréciation sur un agent, un comportement, une donnée de santé, le prix détaillé d'une offre. Sur un PDF ou un scan, tracez une zone sur une annotation manuscrite ou une photo.
4. Relisez chaque pièce. La copie s'affiche à côté de l'original ; rien n'est exporté sans votre validation, pièce par pièce. Une page scannée mal lue est signalée et demande une confirmation explicite.
5. Exportez « Pour envoyer à quelqu'un ». Vous obtenez un PDF, un Word ou un tableur caviardé par pièce, sous un nom neutre. Dans le PDF, le texte occulté est supprimé du fichier et remplacé par un bloc noir étiqueté, par exemple [PERSONNE_1] ; les métadonnées sont retirées. Le Word garde sa mise en page, sans commentaires, suivi des modifications, propriétés ni images intégrées. Un contrôle relit chaque fichier et bloque la pièce si une valeur d'origine y survit.
6. Gardez la trace. Un rapport de traitement neutre peut accompagner l'export (éléments masqués par type, validations datées, empreintes des fichiers), et le journal d'audit local consigne validations et exports, sans aucune valeur masquée.

Pour une publication, l'indicateur de risque de ré-identification signale les quasi-identifiants laissés en clair (date complète, fonction unique, numéro de parcelle) : une aide à la relecture, pas une garantie d'anonymat. Les autres usages en collectivité, de la délibération au courrier d'usager confié à une IA : AnonymFiles pour le secteur public. Le fonctionnement pas à pas : comment ça marche ; le prix par poste : tarifs.