Anonymiser un CV, un SIRET ou une transcription d'entretien avant l'IA

Pourquoi anonymiser un CV, un SIRET ou une transcription avant l'IA ?

Parce que ces trois documents identifient quelqu'un de trois façons différentes, et qu'aucun ne l'annonce. Un CV est une fiche d'identité complète : nom, adresse, téléphone, photo, âge, parcours. Une facture ou un devis d'auto-entrepreneur porte un numéro SIRET qui renvoie à une personne physique. Une transcription d'entretien ou de réunion attribue chaque phrase à un participant nommé, et rapporte souvent ce qui a été dit d'absents.

Le geste qui pose problème est banal : coller le document dans un assistant d'IA pour résumer un CV, comparer des candidatures ou rédiger un compte rendu. L'entreprise transmet alors des données personnelles à un fournisseur, et en reste responsable au sens du RGPD (sur l'offre et le contrat : ChatGPT et RGPD). La question ici : que retirer, document par document, pour que l'IA travaille sans connaître personne ?

Que dit le Code du travail sur les informations demandées au candidat ?

Quatre articles, regroupés dans la section « Recrutement » du Code du travail, encadrent ce qu'un recruteur peut collecter et la façon dont il évalue. Ils s'appliquent quel que soit l'outil, IA comprise.

Un mot sur l'échéance européenne : le règlement sur l'intelligence artificielle (règlement 2024/1689) range parmi les systèmes à haut risque ceux destinés au recrutement et à la sélection des candidats (annexe III, point 4). Le règlement 2026/1744, dit « omnibus numérique », a reporté au 2 décembre 2027 l'application des obligations correspondantes (considérant 40). D'ici là, le Code du travail et le RGPD suffisent à imposer la prudence.

Que recommande la CNIL pour le recrutement ?

La CNIL a publié le 30 janvier 2023 un guide complet sur le recrutement, en dix-neuf fiches. Quatre points concernent directement l'usage d'une IA :

• Minimisation. Seules les informations « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » peuvent être collectées. Le guide donne des exemples d'interdits : les parents, la fratrie, les opinions politiques, l'état de santé, le projet de parentalité ou l'appartenance syndicale. Demander le lieu de résidence n'est pas licite, sauf pour un poste avec astreinte (fiche n° 1, p. 5).
• Décisions automatisées. Les outils qui trient, classent ou évaluent les candidatures peuvent conduire à une « décision entièrement automatisée » : « de tels procédés sont en principe interdits par le RGPD ». Un outil de classement dont le recruteur ne lit que les premiers résultats peut, dans certains cas, en relever (fiche n° 13, p. 69 et 70).
• Transparence. Les résultats des tests et des méthodes d'évaluation sont eux-mêmes des données personnelles, et le recours à une évaluation « par surprise » n'est pas conforme (fiche n° 11, p. 61).
• Conservation. Garder les CV pour un « vivier de candidats » pendant cinq ans est « en principe excessive » ; la CNIL recommande de ne pas dépasser deux ans à compter du dernier contact (fiche n° 1, p. 5). Une copie restée dans l'historique d'un assistant d'IA échappe à ce calendrier.

En pratique : l'IA peut aider à résumer un parcours ou à préparer une grille d'entretien, mais elle ne doit pas décider seule, et n'a jamais besoin de savoir qui est le candidat.

Que faut-il retirer d'un CV avant de le donner à une IA ?

Les identifiants directs, évidemment, mais aussi ce qui permet de reconnaître la personne par recoupement. Un poste de directeur financier dans une entreprise nommée, entre deux dates précises, suffit souvent à retrouver quelqu'un sur un réseau professionnel.

Gardez ce qui sert la tâche : compétences, missions, durées, type d'employeur (« un cabinet d'audit »). Pour comparer plusieurs candidats, [PERSONNE_1] doit rester [PERSONNE_1] dans le CV, la lettre et la grille d'entretien, sans quoi l'IA mélange les profils.

Un numéro SIRET est-il une donnée personnelle ?

Cela dépend de qui il désigne. Le SIRET est un identifiant à 14 chiffres attribué à chaque établissement : les 9 chiffres du SIREN de l'entreprise, suivis d'un numéro interne de classement à 5 chiffres (le NIC), selon la définition de l'INSEE.

• Le SIRET d'une société n'est pas une donnée personnelle. La CNIL l'écrit à propos de la facturation électronique : une facture qui ne contient que des données relatives à une entreprise (« le nom de l'entreprise, son adresse, le numéro de téléphone de son standard, une adresse email de contact générique, numéros de SIREN ou SIRET ») « ne sera pas soumise au RGPD ».
• Le SIRET d'un entrepreneur individuel en est une. Dans le même texte, la CNIL précise que les informations concernant les personnes physiques qui exercent en leur nom propre (« entreprises individuelles, auto-entrepreneurs et professions libérales ») sont protégées, et cite parmi elles le nom, le prénom, l'adresse de courriel professionnelle nominative, le SIRET, le SIREN et l'adresse de l'entreprise si c'est le domicile de la personne.

La différence n'a rien de théorique : à partir du numéro, on retrouve le nom de l'entrepreneur. La CNIL rappelle d'ailleurs qu'un entrepreneur individuel peut demander à l'INSEE de ne pas rendre publiques les données le concernant dans le répertoire Sirene. Sont concernés les factures et devis de freelances, contrats de prestation, notes d'honoraires et fiches fournisseurs.

Règle pratique : masquez par défaut tout SIRET, SIREN ou numéro de TVA intracommunautaire dans un document destiné à l'IA. Celui d'une grande société n'apporte presque jamais rien à l'analyse, et celui d'un indépendant est une donnée personnelle. Pour les professions tenues au secret, le nom d'une société cliente est de toute façon couvert : voir IA et secret professionnel.

Comment anonymiser la transcription d'une réunion ou d'un entretien ?

Une transcription est le document le plus dense en données personnelles qu'on puisse confier à une IA : chaque prise de parole porte le nom de son auteur, et un entretien annuel, un entretien préalable à une sanction ou une enquête interne peut contenir des données de santé.

Dans Microsoft Teams, l'organisateur et les coorganisateurs d'une réunion peuvent par défaut télécharger la transcription au format .docx ou .vtt. Prenez le .docx : c'est un format que l'anonymiseur local sait traiter, comme le .txt, le Markdown ou le PDF. Vous pouvez aussi coller directement le texte dans l'application. L'audio, lui, n'est pas traité : il faut transcrire d'abord.

Cinq points à vérifier à la relecture d'une transcription :

1. Les noms des intervenants. Ils reviennent à chaque ligne. AnonymFiles rattache « Claire Vasseur », « Mme Vasseur », « VASSEUR Claire » et « Claire » seule à la même étiquette quand c'est sans ambiguïté.
2. Les noms mal transcrits. La reconnaissance vocale écrit parfois un même nom de trois façons. Une graphie fautive n'est pas la même chaîne de caractères : vérifiez que chacune est masquée, et renommez ou fusionnez les étiquettes si besoin.
3. Les tiers cités. Le collègue dont on parle, le client évoqué, le médecin nommé.
4. Les données de santé et les situations personnelles. Un arrêt maladie, une reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH), une situation familiale : l'indicateur de risque de ré-identification les signale quand ils restent lisibles.
5. Les détails qui désignent. Une fonction unique (« la directrice du site de Lyon »), une date précise, une petite commune : voir le risque de ré-identification.

Et les tableurs RH : paie, effectifs, suivi des candidatures ?

Un export de paie ou un tableau de suivi des candidatures est un fichier de personnes en colonnes. AnonymFiles reconnaît les colonnes par leur en-tête et les masque en entier :

Hors colonnes, un matricule annoncé (« matricule : 4521 ») et un numéro de sécurité sociale sont masqués par règle. Le tableur ressort dans son format : un Excel en Excel, un CSV en CSV. Les montants ne sont pas masqués automatiquement : un salaire au centime peut aider à reconnaître quelqu'un, sélectionnez-le si l'analyse n'en a pas besoin. Le détail : anonymiser un fichier Excel.

Comment faire, étape par étape, avec un anonymiseur local ?

1. Vérifiez que l'usage est permis. Charte interne, offre d'IA retenue, information des candidats si l'IA participe à l'évaluation.
2. Déposez les pièces. Tout le dossier d'un recrutement à la fois, pour que les étiquettes restent cohérentes d'une pièce à l'autre.
3. Laissez la détection travailler sur l'ordinateur. Noms, organisations, adresses, e-mails, téléphones, IBAN, dates de naissance, SIRET annoncés, matricules et colonnes de tableur sont repérés sans connexion.
4. Relisez côte à côte. L'original à gauche, la copie à droite ; « Ce qui reste lisible » signale ce qui pourrait encore désigner quelqu'un. Masquez une photo, un lien de profil, un détail révélateur. Rien n'est exporté sans votre validation.
5. Envoyez la copie à l'IA. « Copier pour l'IA » met les pièces validées dans le presse-papiers avec une consigne courte qui demande de conserver les étiquettes.
6. Réinjectez la réponse. Collez la réponse de l'IA : les vrais noms reviennent à la place des étiquettes, en texte, en Word ou en PDF, sur votre ordinateur. Puis relisez ce que l'IA a écrit : elle peut se tromper.

Ce que fait AnonymFiles pour les équipes RH

AnonymFiles est un anonymiseur local : tout le traitement se fait sur l'ordinateur, sans compte, sans télémétrie et sans appel à une IA. Il lit les PDF (scans compris, par OCR local), Word, e-mails .eml et .msg avec leurs pièces jointes, Excel et CSV, PowerPoint, images et textes. La table de correspondance qui relie [PERSONNE_1] au vrai nom est chiffrée (AES-256-GCM) et ne quitte jamais le poste. Pour transmettre un document plutôt que travailler avec l'IA, l'export « Pour envoyer à quelqu'un » produit des PDF et des Word caviardés, à la même mise en page, sans aucun nom de logiciel sur les fichiers.

Pour les cas propres aux ressources humaines (recrutement, paie, entretiens, enquêtes internes), voir AnonymFiles pour les RH. Le prix : 290 € HT par an et par poste, avec un essai de 14 jours (tarifs). Pour le fonctionnement détaillé : comment ça marche et ce que l'application fait sur le réseau.