Anonymiser un grand livre ou un FEC avant de l'analyser avec l'IA

Pourquoi anonymiser un grand livre avant l'IA ?

Parce qu'un grand livre raconte la vie d'une entreprise avec les noms de tous ceux qui la font : chaque client et chaque fournisseur dans les comptes auxiliaires, chaque salarié dans les écritures de paie et de notes de frais, chaque associé dans son compte courant. Pour un expert-comptable, ces informations sont couvertes par le secret professionnel : l'article 21 de l'ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 y soumet les experts-comptables, leurs salariés et les experts-comptables stagiaires « dans les conditions et sous les peines fixées par l'article 226-13 du code pénal ». Et pour le cabinet, les clients particuliers, les salariés et les associés du client sont des personnes physiques : le RGPD s'applique, avec son principe de minimisation (article 5).

L'Ordre en tire la même conclusion. Sa notice « Comment utiliser ChatGPT ? » (2024) range parmi les précautions d'usage : « Ne chargez pas de données personnelles, sensibles et/ou confidentielles : pas de mails clients, de FEC, de DSN… non anonymisés dans des sites non maîtrisés », et cite l'analyse de données anonymes parmi les usages possibles. Son livret « IA et IA générative adaptées à la profession du chiffre » (août 2025) en fait la première de ses cinq bonnes pratiques : « veillez à ne pas déposer d'informations confidentielles et/ou sensibles. Pseudonymisez ou anonymisez les données fournies à l'IA. » Pour le panorama des outils et du cadre : ChatGPT et expert-comptable.

Quelles colonnes du FEC faut-il masquer ?

L'article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales fixe les 18 champs du fichier des écritures comptables, dans cet ordre. Voici, colonne par colonne, ce qui peut identifier une personne ou le client.

Reste le nom du fichier : l'article A. 47 A-1 le forme à partir du SIREN, de « FEC » et de la date de clôture. Un FEC envoyé sous son nom d'origine donne donc le numéro de l'entreprise. AnonymFiles exporte les fichiers sous des noms neutres (piece-0001…), jamais sous leur nom d'origine.

Et la balance, le grand livre, les annexes du dossier de révision ?

• La balance générale contient peu de noms, sauf dans les libellés des comptes nommés (associés, personnel, banques). Les balances auxiliaires clients et fournisseurs, elles, sont une liste de tiers : tous les libellés sont à masquer.
• Le grand livre exporté du logiciel reprend les libellés d'écriture et des comptes auxiliaires : mêmes règles que le FEC.
• Les feuilles de travail du dossier de révision (états de rapprochement, tableaux d'immobilisations, inventaires, circularisations) mélangent chiffres et noms : tiers, bailleurs, prêteurs, adresses des sites.
• Les pièces annexes (contrats, procès-verbaux, factures scannées) se traitent dans le même dossier, avec les mêmes étiquettes : [ORGANISATION_4] dans la balance fournisseurs est le même [ORGANISATION_4] dans le contrat de sous-traitance.

Pour un tableur seul, le guide pas à pas : anonymiser un fichier Excel.

Faut-il garder ou masquer les montants ?

Une revue analytique sans montants n'a pas de sens : gardez-les dans la très grande majorité des cas. Un montant n'est pas une donnée personnelle, et AnonymFiles ne le détecte pas : il reste lisible tant que vous ne le masquez pas. Trois exceptions justifient de le masquer, d'un clic à la relecture.

• Un montant public et unique : un chiffre d'affaires publié, une subvention annoncée, le prix d'une acquisition médiatisée.
• Un montant qui révèle une personne : la rémunération du seul cadre dirigeant, une indemnité de rupture, un prêt d'associé.
• Un montant associé à d'autres indices : une ville, un secteur et un effectif peuvent suffire à reconnaître une entreprise. L'indicateur de risque de ré-identification signale notamment les montants au centime, nombreux dans un FEC : c'est à vous d'arbitrer.

Une cellule masquée devient un texte (par exemple [CONFIDENTIEL_1]) : elle sort des sommes. Si vous devez cacher l'ordre de grandeur de toute une colonne, une autre voie consiste à transformer les montants dans une copie de travail avant le traitement, par exemple en pourcentage du chiffre d'affaires : les ratios restent justes.

Comment préparer le fichier, pas à pas ?

1. Mettez le FEC au format tableur. Le FEC est un fichier à plat dont les champs sont séparés par une tabulation ou le caractère « | ». AnonymFiles lit un .csv séparé par des virgules, des points-virgules ou des tabulations, mais un .txt comme du texte simple. Le plus sûr : ouvrez le FEC dans Excel ou LibreOffice et enregistrez-le en .xlsx, les montants deviennent des nombres.
2. Découpez si besoin. Un tableur est limité à 10 Mo de texte à analyser. Au-delà, scindez par période ou par journal.
3. Préparez la liste des tiers. Extrayez les valeurs uniques de CompAuxLib (un filtre ou un tableau croisé suffit) et ajoutez-les à la liste « toujours masquer », qui s'importe en .txt ou .csv. Elles seront masquées partout, y compris dans EcritureLib et dans les autres pièces du dossier, même quand la détection automatique les manquerait.
4. Traitez le dossier. Balance, grand livre, FEC, feuilles de travail et pièces annexes ensemble : une même société ou personne reçoit la même étiquette partout. Les colonnes intitulées Nom, Prénom, Client, Salarié ou Matricule sont masquées en entier.
5. Relisez côte à côte. Concentrez-vous sur EcritureLib, CompAuxNum et les libellés de comptes nommés ; masquez d'un clic un nom oublié ou un montant sensible.
6. Exportez. Vous obtenez deux copies : un tableur caviardé dans son format (.xlsx pour un .xlsx ou un .xls, .csv avec le même séparateur pour un .csv) et une copie texte pour l'IA. Le classeur est reconstruit à partir des cellules relues : nombres et dates restent typés, les formats de nombre standard d'Excel (séparateur de milliers, décimales, pourcentages) sont conservés, la première ligne est mise en gras et figée.
7. Interrogez l'IA, puis réinjectez. La note de synthèse rédigée avec [ORGANISATION_4] retrouve ses vrais noms sur le poste. La table de correspondance, chiffrée, ne quitte jamais l'ordinateur.

Quels prompts pour une revue analytique ?

Précisez toujours que les tiers sont pseudonymisés, et demandez des formules ou un programme plutôt que des calculs de tête : c'est la meilleure garantie contre une addition fausse.

Variations de la balance

Voici la balance générale de l'exercice N et de l'exercice N-1 d'une PME [secteur], tiers pseudonymisés : les étiquettes entre crochets remplacent des noms réels, ne cherche pas à les deviner. Pour chaque compte, calcule la variation en valeur et en pourcentage, et liste celles qui dépassent [seuil en euros] et [seuil en %]. Pour chacune, propose des explications possibles et les contrôles à mener. Donne les formules Excel utilisées.

Tests d'écritures sur le FEC

Sur ce FEC pseudonymisé (18 colonnes au format de l'article A47 A-1 du LPF), écris les formules ou le code qui permettent d'isoler : les écritures passées un samedi, un dimanche ou un jour férié ; celles dont ValidDate est postérieure à la date de clôture du [date] ; les montants ronds supérieurs à [montant] ; les libellés vagues (« divers », « régul », « OD ») ; les écritures manuelles sur les comptes de trésorerie ; les doublons de PieceRef. Explique pour chaque test le risque qu'il couvre.

Tiers et lettrage

À partir des comptes 401 et 411, liste les fournisseurs débiteurs et les clients créditeurs à la clôture, les dix premiers clients en chiffre d'affaires (par étiquette) et leur part du total, et le délai moyen entre EcritureDate et DateLet pour les factures lettrées. Signale les comptes d'attente non soldés (471 à 475).

Séparation des exercices

Repère les écritures de [mois N+1] dont PieceDate appartient à l'exercice N, et inversement, sur les comptes de charges et de produits. Présente-les par compte avec le montant total en jeu.

Note de synthèse

À partir des analyses précédentes, rédige une note de synthèse pour le dossier de révision : points d'attention par cycle (ventes, achats, trésorerie, personnel, immobilisations), contrôles complémentaires proposés et questions à poser au client. Garde les étiquettes telles quelles.

D'autres exemples de prompts métier figurent dans le livret de l'Ordre (août 2025).

Que faut-il vérifier ?

• Les totaux : même nombre de lignes, total des débits égal au total des crédits, avant et après le caviardage.
• Les libellés en capitales abrégées, typiques des relevés bancaires (« VIR SEPA DUPONT J ») : ce sont les plus difficiles à détecter. La liste des tiers en « toujours masquer » couvre l'essentiel ; relisez le reste.
• CompAuxNum et PieceRef : un nom fondu dans un code (411DUPONT) se repère à la relecture.
• Les réponses de l'IA : rapprochez chaque total de la balance, chaque écriture citée du FEC. Une IA peut inventer un compte ou mal recopier un montant.

Quelles sont les limites ?

• La détection automatique ne dispense pas de la relecture, surtout sur des libellés courts et abrégés.
• Les montants ne sont pas détectés : c'est voulu, mais chaque montant sensible se masque à la main, et une cellule masquée sort des calculs.
• 10 Mo de texte par tableur, 5 millions de caractères par pièce : un gros FEC se découpe.
• Formules, formats personnalisés et graphiques ne sont pas repris dans le classeur caviardé.
• Pseudonymiser n'est pas anonymiser : la copie reste rattachable grâce à la table de correspondance. Voir anonymisation ou pseudonymisation et le risque de ré-identification.
• L'IA ne remplace ni le jugement professionnel ni les diligences : elle accélère la lecture et la préparation.

Pour choisir l'outil d'IA lui-même : Claude, ChatGPT, Mistral ou Copilot pour un dossier client et Copilot et secret professionnel.