IA et administrateurs ou mandataires judiciaires : anonymiser une procédure collective avant ChatGPT

Ce que l'IA fait bien dans une étude

Sur une copie où les noms sont remplacés par des étiquettes, une IA générative peut accélérer cinq tâches :

• Synthétiser une procédure : résumer un rapport ou des courriers, lister les points en suspens.
• Préparer un rapport au tribunal : proposer un plan, rédiger une première version des parties descriptives.
• Relire une requête au juge-commissaire : repérer une phrase ambiguë, une pièce citée mais absente.
• Analyser des offres de reprise : les comparer sur les mêmes critères (périmètre, emplois maintenus, conditions suspensives, garanties).
• Rédiger des courriers aux créanciers et aux salariés : répondre à une demande d'information, expliquer simplement où en est la procédure.

Les étiquettes suffisent à l'IA : elle comprend que [ORGANISATION_1] est la société débitrice et [PERSONNE_4] un salarié, sans connaître leurs noms.

Ce qu'il ne faut pas lui confier en clair

• Les pièces brutes : rapport, état des créances, liste du personnel ou offre de reprise tels quels.
• Les pièces d'une conciliation ou d'un mandat ad hoc : elles relèvent en plus d'une confidentialité propre, rappelée plus bas.
• La décision : l'appréciation d'une offre, le sens d'un rapport. L'IA propose une formulation ; vous tranchez.

Le cadre : secret professionnel, confidentialité et RGPD

Un secret qui couvre toute l'activité

Les règles professionnelles des administrateurs et mandataires judiciaires, approuvées par un arrêté du 18 juillet 2018, les soumettent au secret dans les conditions des articles 226-13 et 226-14 du Code pénal (règle 212.1). Ce secret couvre « tout ce qui est venu à la connaissance » du professionnel « dans l'exercice de son activité ». L'article 226-13 punit la révélation d'une information à caractère secret « d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende », et le préambule des règles prévient : « Leur violation expose à des poursuites disciplinaires. »

Ces textes n'interdisent pas l'IA ; ils interdisent de révéler. Or une pièce collée en clair dans un assistant en ligne est transmise à l'éditeur du service, un tiers à la procédure.

Collaborateurs et stagiaires aussi

Selon la règle 213.6, l'administrateur ou le mandataire impose à ses collaborateurs et stagiaires le respect du secret, « comme une obligation contractuelle ». Selon la règle 213.7, il les avise des règles professionnelles qui les concernent et en conserve la preuve.

Un repère pour les services en ligne

Pour la sauvegarde dématérialisée de la comptabilité, la règle 530.3 demande déjà au professionnel de s'assurer des moyens mis en œuvre par le prestataire pour « assurer la sécurité, la confidentialité et la sauvegarde des données ». Elle ne vise pas l'IA, mais le réflexe est le même : savoir où part le texte, qui y accède et combien de temps il est conservé.

Prévention : conciliation et mandat ad hoc

L'article L. 611-15 du Code de commerce ajoute une obligation propre : toute personne appelée à une conciliation ou à un mandat ad hoc, ou qui en a connaissance par ses fonctions, « est tenue à la confidentialité ». Projets d'accord et échanges avec les banques demandent donc une vigilance particulière.

RGPD : salariés, créanciers, dirigeants

Salariés, dirigeants, cautions, créanciers personnes physiques : leurs informations sont des données personnelles, qui se rapportent à une « personne physique identifiée ou identifiable » (article 4 du RGPD). L'article 5 exige qu'elles soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Pour résumer un rapport, l'IA n'a besoin d'aucun nom.

Remplacer les noms par des étiquettes, en gardant la correspondance à l'étude, c'est pseudonymiser au sens de l'article 4 : les données ne peuvent plus être attribuées à une personne « sans avoir recours à des informations supplémentaires », conservées à part. Voir la différence entre anonymisation et pseudonymisation.

Ce que dit l'article de l'IFPPC

Sur le site de l'Institut français des praticiens des procédures collectives (IFPPC), Charles Beaussart, administrateur judiciaire, compare l'arrivée de l'IA à celle de l'e-mail. Usages déjà possibles selon lui : les comptes rendus de réunions, notamment en visioconférence, et une première version de certains courriers. Plus tard : l'analyse financière, les parties standard des rapports, la saisie des déclarations de créances, l'analyse multicritère des offres de reprise, la synthèse des positions des banques en conciliation.

Sa condition : respecter les obligations déontologiques, « notamment en matière de secret professionnel et de protection des données personnelles (RGPD) ». Il appelle la profession à une démarche collective, avec des règles communes de confidentialité, de sécurité et d'éthique. L'article ne dit pas comment préparer les pièces, alors que son dernier exemple touche une conciliation, couverte par l'article L. 611-15 : d'où l'intérêt de n'envoyer que des copies anonymisées et relues.

Que masquer dans un rapport ou une requête

Voici ce qu'il faut retirer d'un rapport, d'une requête ou d'un état des créances avant l'IA, et ce qu'AnonymFiles repère seul.

Aucune détection automatique n'est parfaite, d'où la relecture de chaque pièce. Un passage masqué à la main l'est dans tout le dossier, partout où il apparaît sous la même forme. Pour le jugement lui-même, voir aussi comment anonymiser un jugement ou des pièces.

Les indices publiés au BODACC

Une copie sans aucun nom peut encore désigner une procédure. Le jugement d'ouverture d'une sauvegarde, d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire fait l'objet d'un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cet avis indique notamment le nom du débiteur, son siège ou son adresse professionnelle, son numéro unique d'identification, son activité et « la date du jugement qui a ouvert la procédure » (articles R. 621-8, R. 631-7 et R. 641-7 du Code de commerce).

Ces annonces se consultent librement sur bodacc.fr, avec une recherche par nom, numéro SIREN, mots du texte et catégorie, dont « Procédures collectives ». Elles indiquent le tribunal, et certaines le numéro RG. Tribunal, date du jugement et activité restés en clair peuvent donc suffire à retrouver l'annonce, et la société. Même prudence pour une enseigne, une adresse d'établissement ou un poste unique. À chaque relecture, une question : un confrère du même tribunal reconnaîtrait-il la procédure ?

Procédures volumineuses : tout le dossier, les mêmes étiquettes

Une procédure réunit des pièces nombreuses : jugements, rapports, requêtes, ordonnances, déclarations de créances, offres, courriers. Anonymisées une à une, à la main, elles se contredisent vite : un créancier devient « Banque A » ici et « Créancier 2 » là, et l'IA ne suit plus.

AnonymFiles traite la procédure d'un bloc : vous déposez le dossier entier, sous-dossiers compris, et une même personne ou société garde la même étiquette dans toutes les pièces. Une étiquette peut être renommée pour devenir parlante, par exemple [ORGANISATION_DEBITRICE].

Restent les scans : déclarations de créances reçues sur papier, documents signés. AnonymFiles ne les lit pas encore : la lecture des scans est en préparation. Un PDF scanné est signalé et exclu de l'export, jamais recopié en clair, et l'index de l'export le range parmi les pièces exclues. Les fichiers Excel et les e-mails ne sont pas lus non plus. Demandez-vous d'abord si l'IA a besoin de ces pièces ; si oui, voyez comment anonymiser un PDF scanné.

La méthode avec AnonymFiles, étape par étape

AnonymFiles est une application de bureau, bientôt disponible pour Mac (puce Apple) et Windows. Le parcours d'une étude est détaillé sur la page comment ça marche pour les administrateurs et mandataires judiciaires ; pour un document isolé, voyez comment anonymiser un document avant ChatGPT.

1. Rassemblez la procédure. Word (.docx), PDF texte (10 Mo au plus), .txt ou .md. Les originaux ne sont jamais modifiés.
2. Lancez la détection. Noms de personnes, organisations, adresses, e-mails, téléphones au format français, IBAN de neuf pays européens, dates privées et numéros d'identifiant deviennent des étiquettes stables, comme [PERSONNE_1].
3. Relisez côte à côte. Un clic masque ce que la détection n'a pas pris : montants, numéro RG, enseigne. Vous validez pièce par pièce ; rien n'est exporté sans validation.
4. Exportez. Les copies pour l'IA (fichier texte pour un Word, PDF reconstruit pour un PDF texte, sans la mise en page d'origine), et en option des copies PDF de lecture, partent dans un nouveau dossier. Le contenu masqué est réellement supprimé, pas caché sous un rectangle noir qui laisse le texte lisible ; métadonnées, annotations, formulaires et liens sont retirés ; les noms de fichiers deviennent neutres et un index liste les pièces exportées et exclues. La copie d'un Word est un fichier texte (Markdown), sans commentaires, suivi des modifications, images ni mise en page.
5. Travaillez avec l'IA. Le bouton « Copier la consigne IA » donne les instructions à coller en tête de conversation : garder les étiquettes et rappeler la référence du dossier, de la forme [DOSSIER_…].
6. Réinjectez et relisez. « Réinjecter un résultat » remet les vrais noms dans la réponse texte de l'IA, collée ou importée en .txt ou .md, sur l'ordinateur, avec un aperçu avant l'enregistrement. Pas encore dans un Word ou un PDF. La table de correspondance reste sur l'ordinateur, jamais dans l'export.

Ni compte, ni télémétrie, ni vérification de licence. Sur Mac, les modèles de détection sont inclus : aucune connexion. Sur Windows, ils sont téléchargés une seule fois, au premier traitement, sans aucun texte de document. Détails sur la page sécurité et périmètre réseau.

Prix : 290 € HT par an et par poste pour un ou deux postes, 240 € HT par an et par poste dès trois postes, sur devis au-delà de vingt postes. Une étude de huit postes paie ainsi 1 920 € HT par an. Voir la page AnonymFiles pour les administrateurs et mandataires judiciaires.

Trois prompts sur une copie pseudonymisée

À utiliser sur une copie relue, une fois la consigne d'AnonymFiles collée en tête de conversation :

• Synthèse d'un rapport : Résume ce rapport en quinze lignes : origine des difficultés de [ORGANISATION_DEBITRICE], emploi, actifs, perspectives. Garde les étiquettes telles quelles et indique la page de chaque élément.
• Offres de reprise : Compare ces offres de reprise dans un tableau : périmètre repris, emplois maintenus, conditions suspensives, garanties. N'invente aucun chiffre et signale ce qui manque.
• Courrier à un créancier : Rédige une réponse courte à [ORGANISATION_2], créancier, qui demande où en est la procédure. Ton neutre, aucun engagement sur un paiement, étiquettes inchangées.

Un montant masqué devient une étiquette, comme [CONFIDENTIEL_1] : les totaux et les comparaisons de prix se font ensuite dans vos outils, sur les vrais chiffres.